Che cos'è la gestione documentale?
Domanda di: Ivonne Santoro | Ultimo aggiornamento: 3 agosto 2022Valutazione: 4.3/5 (49 voti)
Tradotto dall'inglese-
Che cosa si intende per sistema di gestione documentale?
La gestione documentale consente di gestire, organizzare, condividere o archiviare file, garantendo una corretta amministrazione dei documenti, dalla loro produzione, alla loro conservazione.
Cos'è un documento aziendale?
Classificazione documenti aziendali: che cos'è
La classificazione dei documenti aziendali viene definita come un'attività di organizzazione di tutti i documenti correnti – ricevuti, spediti, interni – di un soggetto produttore, che siano cartacei o informatici, protocollati o non.
Come gestire i documenti aziendali?
Il miglior modo per gestire, conservare e archiviare i documenti della tua azienda è affidarsi ad un software di gestione documentale. Un software per la gestione documentale è un sistema che permette di creare gestire, condividere e archiviare i tuoi documenti in maniera automatizzata.
Cosa si intende per conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è quell'iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all'interno del sistema di gestione documentale aziendale.
Cos'è la gestione documentale?
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Chi deve fare la conservazione sostitutiva?
Ogni azienda che ha che fare con la conservazione digitale (quindi tutte) deve infine nominare un responsabile della conservazione sostitutiva-> (interno o in outsourcing) così come fa, ad esempio, con il responsabile privacy.
Quali documenti vanno in conservazione sostitutiva?
- Fatture.
- DDT.
- Ricevute fiscali e scontrini fiscali.
- Dichiarazioni fiscali.
- Bilanci d'esercizio.
- Pagamenti con i modelli F23 e F24)
- Registri Contabili.
- CUD.
Come catalogare i documenti?
- Raduna tutto in un posto. Se ci pensi, nelle nostre case entrano decine di documenti e volantini ogni giorno. ...
- Controlla con attenzione. Il passo successivo è analizzare bene il tipo di documento. ...
- Archivia con metodo. ...
- Automatizza più che puoi. ...
- Conserva il necessario, butta il resto.
Come organizzare i propri documenti?
- Come suddividere i documenti di casa? ...
- 1) Nel raccoglitore rigido con i bottoncini, disponi i 7e30, gli ISEE e i relativi documenti, divisi per anno.
- 2) Nella busta di plastica, riponi le ricevute, divise nelle buste da lettera per tipologia: luce, acqua, gas, spazzatura, scontrini per il 7e30, bollo auto, canone tv.
Come classificare i documenti?
La classificazione di un documento è una componente obbligatoria della protocollazione. Ciascun documento deve essere classificato in base alla sua funzione (cioè in base allo scopo del documento) e NON in base alle competenze (cioè in base all'ufficio che tratta il documento).
Quali sono i documenti di un'azienda?
- Libro giornale.
- Libro degli inventari.
- Corrispondenza commerciale.
- Libro mastro.
- Libro di cassa.
- Libro magazzino.
- Libri sociali.
- Registri previsti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto.
Cosa si intende per policy aziendale?
La policy aziendale è l'insieme delle regole di comportamento che si chiede ai propri dipendenti di seguire, sia all'interno dell'azienda che nei rapporti con soggetti terzi.
Come si scrive un DVR?
- Elenca tutti i rischi valutati sul posto di lavoro. ...
- Ordina i rischi per grandezza e probabilità di accadimento (valutazione) ...
- Elenca le misure di prevenzione e protezione già esistenti o in funzione. ...
- Fai un crono-programma dei lavori da attuare per il miglioramento delle condizioni di sicurezza.
Cosa significa documentale?
agg. [der. di documento]. – Relativo a documenti: commettere un falso d.; o che è costituito da documenti: prova documentale.
Dove mettere i documenti in casa?
Trova uno spazio adatto per poter mettere i documenti che andrai ad archiviare, che sia in un armadio, in una credenza, in una cassapanca o in un mobile della cucina poco importa, avrai bisogno di un unico luogo dove mettere la corrispondenza e dovrà essere l'unico punto di riferimento.
Come archiviare documenti cartacei di casa?
Un consiglio è scannerizzare e dematerializzare ciò che può essere conservato in formato digitale. Tutto il resto bisogna tenerlo in un unico posto, un armadio, un ripostiglio, la cantina, il garage o la soffitta.
Come organizzare l'archivio di casa?
- Seleziona i documenti. Il primo passo da fare è forse quello più arduo. ...
- Dividi in categorie e sottocategorie. ...
- Archivia con metodo. ...
- Crea una copia digitale. ...
- Conserva solo il necessario. ...
- Decluttering e costanza.
Come organizzare i documenti in ufficio?
- buste portadocumenti in plastica trasparente: sono resistenti agli strappi, proteggono i fogli in carta e consentono una sicura conservazione nei raccoglitori.
- etichette adesive: sono necessarie per una selezione in ordine alfabetico o cronologico dei faldoni.
Come organizzare un archivio cartaceo?
- raggruppare i documenti in categorie e sottocategorie;
- ordinare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico;
- eliminare documenti cartacei superflui e non necessari;
- classificare i documenti per anno o per ordine alfabetico.
Come organizzare le carte in ufficio?
...
Che sia per un archivio corrente o per un archivio di deposito, ci sono tre semplici ma utili best practice da seguire per organizzare i documenti:
- Inserire i documenti in fascicoli. ...
- Organizzare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico. ...
- Dividere i faldoni per anno.
Quali documenti è obbligatorio conservare digitalmente?
La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti. In particolare, è espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni).
Quali sono i documenti da conservare per 10 anni?
...
Temi:
- Fatture e documenti fiscali.
- Estratti conto e documenti bancari.
- Documenti sanitari.
- 730.
- Ricevute per le spese di ristrutturazione casa.
- Tassa per la nettezza urbana.
- Canone TV.
Come devono essere conservati i documenti informatici?
In pratica quindi, tutti i documenti informatici devono essere oggetto di conservazione digitale, perché solo in questo modo è possibile assicurare con assoluta certezza la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, e reperibilità. Sul punto è molto chiaro l'art.
Chi deve fare il manuale di conservazione?
La redazione del Manuale di conservazione dovrà essere svolta dal Responsabile della conservazione, che potrà essere il singolo cliente di studio (per esempio l'artigiano Mario Rossi), oppure la stessa Dott. ssa Rita Neri.
Come funziona la conservazione sostitutiva dell'agenzia delle entrate?
Il servizio di conservazione consiste nella conservazione delle fatture, come previsto dalla legge, dei files xml, attribuendo ad essi data e ora di emissione, e che potranno essere oggetto di verifiche e richieste fiscali. Una volta aderito al servizio di conservazione, non occorre fare nulla: è tutto automatico.
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