Chi deve adottare il Manuale di gestione documentale?
Domanda di: Isabel Costantini | Ultimo aggiornamento: 3 agosto 2022Valutazione: 4.1/5 (50 voti)
La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell'area “Amministrazione trasparente” prevista dall'art. 9 del d. lgs.
Chi adotta per ogni AOO il manuale di gestione documentale?
Per l'Amministrazione con più AOO il coordinatore della gestione, sentiti i responsabili della gestione documentale, assicura l'adozione di criteri uniformi per la gestione documentale.
Chi propone il testo del manuale di gestione documentale?
Al Responsabile della gestione documentale sono assegnati i compiti di cui all'articolo 4 del DPCM 3 dicembre 2013: - predispone lo schema del manuale di gestione; - propone i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l'eliminazione dei protocolli interni; - predispone il piano per la sicurezza ...
Che cosa è il manuale di gestione?
Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive e disciplina il sistema di produzione e di gestione documenti (su supporto cartaceo e informatico), come previsto dall'art. 3 e dall'art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.
Quali sono le fasi del processo di gestione documentale nella Pubblica Amministrazione?
17 del CAD4. La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.
Il Manuale di gestione documentale alla luce delle nuove Linee guida (07/07/2022)
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Che cos'è la gestione documentale?
Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).
Cosa si intende per servizi elettronici di gestione documentale per la PA?
La gestione documentale nella PA è, quindi, un elemento centrale nel percorso di trasformazione digitale: il che significa registrare, classificare, formare fascicoli informatici, elaborare il manuale di gestione e il manuale di conservazione, selezionare, scartare, archiviare e conservare documenti digitali.
Dove si pubblica il Manuale di gestione documentale?
Al capitolo 3.5 delle linee guida è scritto: La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale.
Come si fa a protocollare un documento?
Tutta la documentazione inviata al Comune deve essere registrata al Protocollo con un numero progressivo, associato al mittente e alla data di presentazione. Ogni documento è classificato tramite un "Titolario" nel quale sono individuati, per categorie, classi e fascicoli, tutte le pratiche ricevute dal Comune.
Quali sono i compiti del responsabile della gestione documentale?
Il responsabile della gestione documentale si occupa della produzione del pacchetto di versamento e del suo versamento nel sistema di conservazione. Il pacchetto di versamento, o Submission information package (SIP), è l'elemento che identifica un insieme di dati omogenei tra loro.
Chi è il responsabile della conservazione?
Il responsabile della conservazione digitale è un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. È proprio lui che coordina il sistema di conservazione sia in un'azienda privata sia nella Pubblica Amministrazione e lo fa in autonomia e con piena responsabilità.
Cosa contiene il fascicolo informatico?
Come si è visto, un fascicolo informatico contiene al suo interno uno o più documenti informatici. Vale quindi la pena soffermarsi su due ulteriori aspetti. Definizione di documento informatico.
Quale funzione deve garantire il sistema di protocollo informatico?
Identificazione e autenticazione di tutti gli utenti; L'accesso alle informazioni unicamente agli utenti o ai gruppi di utenti autorizzati a farlo; Il tracciamento permanente di qualsiasi operazione di modifica; L'individuazione del soggetto che ha effettuato le eventuali operazioni di modifica.
Cos'è il MIPG?
Il sistema MIPG (Modello di Indagine Polizia Giudiziaria) è il sistema informativo in uso presso gli uffici della Polizia di Stato ed è stato oggetto, nei precedenti contratti, di continue evoluzioni di cui la più significativa è stata denominata Armonizzazione, che aveva previsto l'attività di riprogettazione dell' ...
Quali sono le norme di riferimento per il protocollo informatico?
Con il Decreto del 14/10/2003 vengono approvate le Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
Quali sono gli elementi essenziali del protocollo?
corrispondente (mittente, per i documenti in arrivo e destinatario per i documenti in partenza); oggetto; numero degli allegati; descrizione degli allegati.
Cosa significa quando un documento viene protocollato?
La protocollazione consiste nell'attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un'operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all'interno di un registro (il protocollo).
Cos'è protocollazione?
e protocollazione. La protocollazione è, appunto, l'atto di registrazione di un documento in un protocollo. Un'operazione, come già accennato, che deve essere condotta con la massima attenzione e sempre tenendo presente quanto riportato/stabilito all'interno del titolario di classificazione.
Chi è il responsabile della gestione documentale nelle scuole?
Nel glossario allegato al DPCM 3 dicembre 2013 si legge che il responsabile della gestione documentale è il dirigente o il funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.
Come si archiviano i documenti?
Metodo archiviazione documenti cartacei
Per procedere con l'archiviazione dei documenti cartacei è utile essere in possesso dei seguenti strumenti: cucitrice a pinza, buste, etichette adesive, raccoglitori ad anelli, scatole e faldoni.
Cosa si intende per fascicolazione informatica dei documenti?
La Fascicolazione di un documento rappresenta l'attribuzione dello stesso ad una unità archivistica – “il fascicolo” - che raggruppa un insieme di documenti appartenenti al medesimo procedimento, secondo un nesso di collegamento organico, che renda evidente il legame amministrativo tra di loro, in osservanza al ...
A cosa servono le Linee guida di agid per la PA?
effettuare le verifiche dell'accessibilità degli strumenti informatici (siti web e app), al fine di valutare lo stato di conformità; effettuare una “verifica soggettiva” per contratti di fornitura sopra soglia comunitaria.
Come gestire i documenti aziendali?
Il miglior modo per gestire, conservare e archiviare i documenti della tua azienda è affidarsi ad un software di gestione documentale. Un software per la gestione documentale è un sistema che permette di creare gestire, condividere e archiviare i tuoi documenti in maniera automatizzata.
Cos'è un documento aziendale?
Classificazione documenti aziendali: che cos'è
La classificazione dei documenti aziendali viene definita come un'attività di organizzazione di tutti i documenti correnti – ricevuti, spediti, interni – di un soggetto produttore, che siano cartacei o informatici, protocollati o non.
Cosa si fa al Protocollo?
L'ufficio protocollo ha il compito di registrare tutti i documenti in arrivo al Comune, che possono pervenire per posta, via fax, per e-mail oppure possono essere consegnati di persona.
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