Quali sono le caratteristiche che le procedure per conservare i documenti informatici della pubblica amministrazione dovrebbero avere?
Domanda di: Kristel Esposito | Ultimo aggiornamento: 6 agosto 2022Valutazione: 4.8/5 (43 voti)
Il sistema di conservazione, come previsto dall'art. 44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Quali sono le fasi del processo di gestione documentale nella Pubblica Amministrazione?
17 del CAD4. La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.
Quale normativa contiene specifici riferimenti sugli obblighi di gestione e conservazione degli archivi correnti e di deposito delle Pubblica Amministrazione?
445/2000 – fanno riferimento all'archivio e alle sue fasi (corrente, deposito e storico) (sezione 1);
Quali sono le informazioni che devono essere memorizzate per la registrazione di protocollo informatico di un documento?
Oggetto del documento; Data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili; Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica; Indicazione del registro nell'ambito del quale è stata effettuata la registrazione.
Qual è il soggetto che garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione?
Nelle Pubbliche Amministrazioni il responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale, ove nominato, svolge il ruolo di produttore di PdV e assicura la trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel manuale di ...
DOCUMENTI INFORMATICI - cosa sono, come si formano e come si conservano.
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Quali sono i criteri per la conservazione dei documenti informatici?
La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici. Il sistema di conservazione, come previsto dall'art. 44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Quali documenti devono essere conservati digitalmente?
La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti. In particolare, è espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni).
Quali sono gli elementi essenziali del Protocollo?
corrispondente (mittente, per i documenti in arrivo e destinatario per i documenti in partenza); oggetto; numero degli allegati; descrizione degli allegati.
Quali dati sono memorizzati nella registrazione di Protocollo per un documento in entrata?
Mittente o destinatario. Oggetto del documento – non modificabile; Data e protocollo del documento ricevuto – ove disponibili; Impronta informatica del documento (quando viene trasmesso in via telematica).
Qual è lo scopo della registrazione di Protocollo?
Il registro di protocollo (o semplicemente "il protocollo") è il libro dove vengono registrati progressivamente gli estremi di documenti e atti ricevuti o spediti da un determinato soggetto o ente (pubblico o privato).
Quanto tempo vanno conservati i documenti amministrativi?
Il Codice civile prevede che: Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Quindi, tutti i documenti contabili vanno conservati per un periodo minimo di dieci anni e tale prescrizione si applica anche alla Pubblica Amministrazione.
Chi è il responsabile della conservazione?
Il responsabile della conservazione digitale è un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. È proprio lui che coordina il sistema di conservazione sia in un'azienda privata sia nella Pubblica Amministrazione e lo fa in autonomia e con piena responsabilità.
Come si archiviano i documenti?
Metodo archiviazione documenti cartacei
Per procedere con l'archiviazione dei documenti cartacei è utile essere in possesso dei seguenti strumenti: cucitrice a pinza, buste, etichette adesive, raccoglitori ad anelli, scatole e faldoni.
Come funziona il protocollo informatico?
Come funziona il protocollo informatico
In altre parole, la registrazione di protocollo, associando determinate informazioni (i metadati) a un documento, tiene traccia di tutti i documenti in entrata e in uscita da una data Area organizzativa omogenea in una data pubblica amministrazione.
Cosa si intende per protocollo informatico?
Il protocollo informatico viene definito come un: Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
Cosa si intende per protocollazione e archiviazione?
La protocollazione consiste nell'attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un'operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all'interno di un registro (il protocollo).
Come si registra un Protocollo?
La registrazione di protocollo, per ogni documento in arrivo o in partenza, è effettuata mediante la memorizzazione di un numero di protocollo assegnato al documento (costituito da unidici cifre, quattro indicanti l'anno in corso e sette il numero cardinale progressivo), registrato in forma non modificabile, nonchè ...
Cosa è obbligatorio protocollare?
Quali atti è necessario protocollare? Secondo quanto previsto dall'art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici.
Come funzionano i protocolli nella pubblica amministrazione?
Il protocollo nelle pubbliche amministrazioni rappresenta “un sistema di certificazione e registrazione della corrispondenza attraverso il quale le amministrazioni pubbliche registrano il transito dei documenti tra l'esterno e l'interno”3.
Quale elemento obbligatorio della registrazione di Protocollo può essere modificato?
4. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata mediante apposita procedura.
Che cosa si intende per conservazione digitale dei documenti informatici a norma?
La Conservazione digitale a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest'ultimo un'efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.
Come funziona la conservazione digitale?
“Conservazione digitale” significa quindi “sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Cosa si intende per conservazione a norma?
La Conservazione a norma o conservazione digitale sostitutiva, è un processo che permette di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Cosa è il Manuale della conservazione?
Manuale di Conservazione: documento che descrive il sistema di conservazione e illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
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