Cosa è e quando è dovuto il rimborso spese?

Domanda di: Rosalba Silvestri  |  Ultimo aggiornamento: 11 gennaio 2024
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Un rimborso spese è il pagamento effettuato dall'azienda a un dipendente per le spese aziendali sostenute personalmente. L'importo di rimborso deve corrispondere esattamente all'importo della spesa.

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Cosa si intende per rimborso spese?

Il rimborso spese a piè di lista, conosciuto anche come rimborso analitico, è una delle opzioni che un'azienda può scegliere quando deve coprire i costi dell'indennità di trasferta. La caratteristica principale della trasferta è data dall'essere uno spostamento temporaneo ed occasionale.

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Quando è dovuto il rimborso spese?

Il rimborso spese viene riconosciuto ai lavoratori che anticipano dei pagamenti, nell'interesse dell'azienda. Possono esserci rimborsi a piè di lista, rimborsi forfettari e rimborsi misti. Le modalità di pagamento possono essere decise dal datore di lavoro.

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Quali spese sono rimborsabili?

Il lavoratore ha diritto al rimborso delle spese che sostiene durante la trasferta. Le più comuni riguardano il vitto, l'alloggio e il trasporto. Quest'ultima categoria include diversi costi, tra cui: il rimborso chilometrico (se il dipendente utilizza i propri mezzi privati per spostarsi)

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Come avviene il rimborso spese?

Il rimborso spese è l'operazione di restituzione degli esborsi sostenuti dai lavoratori per conto dell'azienda. Il rimborso, che avviene mediante la presentazione della nota spese da parte dei lavoratori, avviene direttamente sulla busta paga.

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Il rimborso spese ai dipendenti



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Come giustificare rimborso spese?

sono comprovate da un documento che le giustifica: uno scontrino, una ricevuta rimborso spese o una fattura; il documento che giustifica la spesa va intestato al cliente: si instaura, in situazioni di questo tipo, un rapporto di mandato ad agire per conto del cliente.

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Quanto sono tassati i rimborsi spese?

I rimborsi pagati dall'azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono considerati spese aziendali e sono quindi fiscalmente deducibili. Ciò vuol dire che non dovrai pagare tasse su queste somme.

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Come vengono rimborsate le spese non documentate?

Rimborso spese non documentate in busta paga

Il lavoratore viene rimborsato comunque dall'azienda, ma questa somma viene vista dall'Agenzia delle Entrate come retribuzione effettiva del lavoratore e quindi viene inserita in busta paga e tassata.

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Cosa si intende per rimborso forfettario?

Il rimborso spese forfettario è una forma di rimborso spese che presuppone la rifusione in busta paga al dipendente di una somma fissa il cui importo viene stabilito dall'azienda. Non comporta la presentazione in nota spese dei giustificativi fiscali relativi a spese di vitto e alloggio.

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Come funziona il rimborso spese forfettario?

Cos'è il rimborso forfettario ? Quando si tratta di rimborso spese forfettario, il datore di lavoro eroga una cifra pattuita al dipendente in trasferta a seconda del tipo di spesa sostenuta e dichiarata poi in una nota spese. L'importo di questo rimborso può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge.

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Chi ha diritto al rimborso chilometrico?

In generale, il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori quando: si recano in un luogo diverso dalla sede abituale, lo fanno per svolgere compiti e mansioni per conto dell'azienda.

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Quanto è la diaria giornaliera?

Le spese non documentate devono comunque essere attestate analiticamente dal dipendente. Nelle trasferte in Italia l'importo massimo giornaliero è di 15 euro; nelle trasferte all'estero invece l'importo massimo giornaliero è di 25 euro.

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Come farsi rimborsare la benzina?

L'unico requisito necessario per l'utilizzo è la registrazione al sito Aci in via preventiva. Per richiedere al datore di lavoro il rimborso, che può anche essere inserito in busta paga, il lavoratore deve compilare il cosiddetto “modulo rimborso chilometrico”.

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Come funziona rimborso spese 730?

Per i lavoratori dipendenti con sostituto d'imposta, il rimborso avviene direttamente in busta paga il mese successivo a quello in cui è stato presentato il modello. Per i pensionati il rimborso viene effettuato direttamente dall'Inps nella seconda mensilità successiva alla data di consegna della domanda.

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Quali spese possono essere rimborsate all'amministratore?

In particolare, i rimborsi spese corrisposti agli amministratori possono essere totalmente dedotti con i seguenti limiti: max euro 180,76 per trasferte nel territorio italiano; oppure. max euro 258,23 nel caso in cui siano all'estero.

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Quando il rimborso spese non fa reddito?

Quindi le spese di vitto, di alloggio, di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometrica), di trasporto sono tutte rimborsate dal datore di lavoro a piè di lista e non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente, qualsiasi sia l'ammontare del rimborso spese.

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Come mettere un rimborso spese nella fattura elettronica?

Una delle modalità per riportare tali spese nella fattura elettronica può essere quella di inserire un blocco “DatiBeniServizi” riportando l'importo delle spese, la loro descrizione e, al posto dell'aliquota IVA, il codice natura “N1” (“escluse ex art. 15”).

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Come capire se è forfettario?

Il primo requisito oggettivo per accedere al forfettario, riguarda i ricavi e i compensi della tua attività: l'insieme di queste somme non deve superare gli 85.000 € annui. Se, ad esempio, nel corso del 2023 superi questa soglia, nel 2024 sarai costretto ad adottare il regime ordinario (o semplificato).

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Dove vanno messe le spese forfettarie?

Vanno inserite in una riga a parte della fattura, all'interno del corpo del documento. Le spese forfettarie sono di norma soggette sia ad Iva, sia a contributi previdenziali, sia a ritenuta di acconto, ove applicabili.

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Cosa rientra nelle spese documentate?

Le spese documentate comprendono tutti quei costi che possono essere certificati tramite giustificativi fiscali: fatture, scontrini e titoli di viaggio anche in formato digitale.

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Quali sono le spese non documentate?

Le spese non documentate invece sono tutte le spese prive di documentazione allegata, vuoi per errore vuoi perché non era necessaria la documentazione (ad esempio nel caso in cui al trasfertista venga assegnato un rimborso forfettario).

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Cosa scrivere in fattura per rimborso spese?

In fattura, il rimborso spese va quindi giustificato come anticipazione quando la spesa è documentata ed intestata al cliente direttamente. Ovviamente, è sempre bene accordarsi in anticipo per questo tipo di operazione e la fattura relativa va sempre allegata e mostrata al cliente.

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Chi paga il rimborso spese?

Un rimborso spese è il pagamento effettuato dall'azienda a un dipendente per le spese aziendali sostenute personalmente.

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Quando si calcolano le spese non documentate?

Giustificativi smarriti e costi imponderabili: il rimborso spese non documentate si configura nel momento in cui il dipendente smarrisce scontrini, ricevute o fatture, o nel caso in cui non abbia la possibilità di provare le spese effettivamente sostenute in trasferta per lo svolgimento delle proprie mansioni.

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Quanto è il rimborso chilometrico 2023?

30% per veicoli con emissioni di CO2 superiori a 60 g/km ma entro 160 g/km; 50% a decorrere dal 2021, per veicoli con emissioni di CO2 superiori a 160 g/km ma entro i 190 g/km; 60% a decorrere dal 2021, per veicoli con emissioni di CO2 oltre 190 g/km.

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